Veranstaltungen - Online Hilfe und Kurzanleitung

Hinweise:

• Bitte im Internet Explorer unter: DATEI/SEITE EINRICHTEN die Inhalte in KOPFZEILE und FUSSZEILE entfernen!
• Alle Aktionen die mit einem *Administrator* gekennzeichnet sind, können nur von angemeldeten benutzern ausgeführt werden. Zum Anmelden klicken Sie bitte auf das Login Symbol am Seitenanfang, entweder auf der Hauptseite oder in der Unterkategorie. Der benutzername für die Dozenten wurde Ihnen vom Schulungsteam mitgeteilt, ebenso das Kennwort.

Ablauf für die Teilnehmer:
Gegen Ende des Seminars bittet Sie der Dozent darum, wenn vorhanden eine Prüfung abzulegen oder/und Ihr feedback zum Seminar zu erfassen. Die Daten zu Seminar und Ihr Name werden automatisch übernommen. Ihren Namen benötigen wir, um Ihnen eine Prüfungsbescheinigung oder ein Zertifikat auszustellen. Ohne Namen kein Zertifikat.

1. Klicken Sie auf die Bezeichnung der von Ihnen besuchten Veranstaltung in der Liste und finden Sie Ihren Namen in der dann erscheinenden Tabelle
2. Vor Ihrem Namen gibt es das Symbol , wenn eine Prüfung abzulegen ist. Klicken Sie auf das Symbol
3. Zum Abgeben Ihres feedback klicken Sie bitte auf das Symbol vor Ihrem Namen

Ablauf für den Dozenten: *Administrator*
Für veranstaltungen im Schulungsraum der GWS: Am Ende der Veranstaltung klickt der Referent auf die Bezeichnung der Schulung und danach auf das Symbol neben dem Dozenten-Namen. Hier gibt er sein feedback ab.

Für externe veranstaltungen oder die Teilnehmer ohne PC: Anmelden und »Veranstaltungs- und Terminplanung« aufrufen. Danach gewünschten Veranstaltungsnamen anklicken und auf das Symbol beim Dozenten klicken. Im sich öffnenden Drucken-Dialog den richtigen Drucker auswählen und bestätigen. Danach auf das Symbol bei den Teilnehmern klicken und den Druckdialog jeweils mit Enter bestätigen.
Ebenso für die Teilnehmer die Zertifikate drucken mit . Nach Rückkehr zur GWS auf Veranstaltungsplanung und die Veranstaltung anklicken (Achtung! Vergangene veranstaltungen sind über den Knopf "Auch Alte anzeigen" sichtbar). Danach jeweils für den Dozenten und für jeden Teilnehmer das Symbol und die feedbackdaten der Teilnehmer anklicken.
Überblick/Referenz Seminarsystem: *Administrator*

• Seminare und veranstaltungen einsehen, eintragen und bearbeiten
• Eintragen, Bearbeiten, Löschen der Teilnehmer
• Seminar-Teilnehmer-feedback- und Übersicht
• Referenten-feedback
• Umfragesystem
• Prüfungsbescheinigungen und Zertifikate drucken
• Prüfungen erstellen und Ergebnisübersicht

veranstaltungen eintragen:

1. »Veranstaltungs- und Terminplanung«  wählen
2. Unter »Veranstaltungsvorlagen« mindestens alle Felder mit einem * ausfüllen (Rest ist optional, Kurzbezeichnung wir automatisch eingefügt) und die Schaltfläche Veranstaltung neu anlegen klicken

veranstaltungen bearbeiten/löschen/kopieren *Administrator*:

1. »Veranstaltungs- und Terminplanung« wählen
2. Neben »Veranstaltungsvorlagen« das Symbol für Veranstaltungsliste bearbeiten anklicken
3. Löschen: Symbol für Veranstaltung löschen anklicken
. Eine Veranstaltung kann nur dann gelöscht werden, wenn keine Teilnehmer mehr dafür existieren. Daher zuerst alle Teilnehmer löschen.

4. Kopieren: Symbol für Veranstaltung kopieren anklicken
5. Editieren: Symbol für Veranstaltung editieren anklicken
6. In den nun schon ausgefüllten Feldern die gewünschten Änderungen vornehmen und die Schaltfläche Veranstaltung aktualisieren anklicken

Teilnehmer (für eine Veranstaltung) eintragen:

1. »Veranstaltungs- und Terminplanung« wählen
2. Teilnehmerverwaltung und Terminplanung« das Seminar wählen, alle restlichen Felder mit einem * ausfüllen (Hotel ist Optional) und die Schaltfläche Teilnehmer neu eintragen klicken

feedback-Auswertungen, Prüfungsauswertung *Administrator*:
Verfügbar in den Teilnehmerlisten sowie zusätzlich im Hauptmenü

1. Gewünschte Veranstaltung mit Klick auf den Veranstaltungsnamen auswählen
    oder direkt in der Überschriftzeile "Teilnehmerverwaltung" auf  (Seminarfeedback alle) (gefilterte Teilnehmerabfragen) oder in der Überschrift "Veranstaltungsvorlagen" auf  (Prüfungsauswertung) klicken
2. Auswertung Seminarfeedback: Auf  Symbol klicken. Administration der einzelnen Seminar-feedback-Einträge dann über möglich. Dort ist zusätzlich Einzelfeedback über Symbol abrufbar. feedback unterscheidet zwischen Schüler- und Dozentenfeedback.
3. Auswertung Prüfungsergebnisse: Auf Prüfungschart-Symbol klicken

feedback abgeben, Mailinfo und Namensschilder drucken:

1. Gewünschte Veranstaltung mit Klick auf den Veranstaltungsnamen auswählen
2. feedback abgeben: Dozenten oder Teilnehmer lokalisieren, dann auf drücken
3. Prüfung ablegen: Teilnehmer lokalisieren und dann auf Symbol  klicken
4. Zertifikate: Dozenten oder Teilnehmer lokalisieren, dann auf klicken
5. Namensschilder: Bei Dozenten oder Teilnehmer auf klicken
6. *Administrator*: Wenn ein Teilnehmer eine Mailadresse hat, mit eine Infomail schicken. Ebenso für alle Teilnehmer der Veranstaltung (Verteilergruppe) eine Sammelmail (oberes Symbol bei der Veranstaltung anklicken).

Teilnehmer  bearbeiten / löschen: *Administrator*

1. »Veranstaltungs- und Terminplanung« wählen
2. Unterhalb des Kalenders aus der Liste der veranstaltungen die wählen, in welcher der zu bearbeitende/löschende Teilnehmer eingetragen ist
3. Löschen: Symbol für Teilnehmer löschen anklicken


3. Editieren: Symbol für Teilnehmer editieren anklicken
4. In den nun schon ausgefüllten Feldern die gewünschten Änderungen vornehmen und die Schaltfläche Teilnehmer aktualisieren anklicken

Teilnehmerliste - Barcodeanzeige an/ausschalten:

In der Teilnehmerliste können die Teilnehmerbarcodes (Code 39) mit den Symbolen und an und abgeschaltet werden.

Prüfungsbescheinigung bzw. Zertifikat drucken: *Administrator*

1. »Prüfungsbescheinigung bzw. Zertifikat erneut drucken«  wählen
2. Das Seminar auswählen und den Teilnehmer des Seminars / der Prüfung eingeben, für den ein Zertifikat gedruckt werden soll
3. Nach Klick auf die Schaltfläche Zertifikat erstellen kann das so erzeugte Zertifikat mit einem Klick auf das Symbol Seite ausdrucken sofort ausgedruckt werden
.

Unterschriften für Zertifikate hinterlegen: *Administrator*

1. Die eigene Unterschrift einscannen
2. Die Unterschrift als Datei vom Typ "GIF" mit einer Höhe von 55 Pixeln speichern
3. Die Grafik mit dazugehörigem Namen per Mail an pba@gws.ms schicken

Umfrage einrichten: *Administrator*

1.  »Meinungsumfragen…« unter »feedback« auswählen
2. Das Symbol für Neue Umfrage anlegen anklicken
3. Umfragetitel, Fragestellung und so viele Antworten mit Beschreibung (optional) angeben wie gewünscht. Das Symbol Kalenderauswahl kann benutzt werden, um ein Datum direkt per Mausklick aus dem Kalender einzufügen
4. Mit Klick auf die Schaltfläche Umfrage einrichten ist die Umfrage  sofort erstellt und es kann direkt abgestimmt werden

Prüfung erstellen und zur Veröffentlichung versenden: *Administrator*

1.   »Prüfung erstellen«
   oder  »Veranstaltungs- und Terminplanung«, dann unten auf klicken
2. Das Prüfungsthema eingeben (muss im Format Kurzbeschreibung - Prüfungsthema sein)
3. Auf die Schaltfläche Aufgabe (1) einfügen klicken
4. Die gewünschte Fragestellung eingeben und für die Anzahl der gewünschten Lösungen jeweils auf Lösung 1.x einfügen klicken (max. 10 Antworten eingeben)
5. Alle richtigen Antworten ankreuzen
6. Die Schritte 3 - 5 für alle gewünschten Fragen wiederholen
7. Zuletzt die Schaltfläche Fragen speichern » Zwischenablage anklicken. Dann Start/Ausführen/Notepad und Strg&V drücken
. Notepad schließen und die Datei mit Dateityp: "Alle Dateien" als c:\meintestname.htm abspeichern. Outlook öffnen, Neue E-Mail an pba@gws.ms, Datei c:\meintestname.htm als Anhang einfügen. Die Prüfung wird später online erscheinen.
8. Wer die Prüfung zusätzlich lokal verwenden möchte, drückt die Schaltfläche Test fertigstellen » Zwischenablage. Dann (Start/Ausführen/Notepad) und Strg&V drücken
. Dann Notepad schließen und die Datei mit Dateityp: "Alle Dateien" als c:\meintestname.htm abspeichern.

Prüfung bearbeiten und erweitern:

Hierzu benötigen Sie die o.g. Datei "c:\meintestname.htm". Öffnen Sie den Prüfungseditor  (s. voriges Kapitel). Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen die Prüfungsdatei aus. Dann auf "Fragen einlesen" klicken. Nun nach den Schritten 3-5 im Kapitel "Prüfung erstellen" vorgeben.