Pflichtangaben in E-Mails seit 1.1.2007
Seit Anfang 2007 müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Auskünfte über den Absender enthalten.
Grundlage ist das am 10. November 2006 beschlossene „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG).
Die Angaben basieren überdies auf dem schon länger
gültigen §57 HGB. Dort war nur nicht explizit geregelt, dass das Gesetz auch für eMails gilt.
Für wen gilt das Gesetz und was muss im Text (body) der Mail stehen ?
Einzelkaufmann: Firma und Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer
Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende.
Welche E-Mails müssen die Angaben enthalten?
Alle geschäftlichen E-Mails mit direkter Adressierung des Empfängers (also die geschäftliche Mailkorrespondenz). Auch wenn
§57, Absatz 2 Ausnahmen erwähnt, sollte der Hinweis ruhig
in jeder geschäftlichen Mail auftauchen.
Tipp:
Wie immer, lauert die Branche der auf Abmahnungen
spezialisierten Anwälte darauf, falsche Post aufzustöbern. Es ist kein großer
Aufwand, die Pflichtangaben zu berücksichtigen.
Richten Sie sich in Ihrem eMail-Programm eine sog. Signatur ein, die die notwendigen Angaben enthält. Diese könnte etwa so aussehen (GmbH-Beispiel):
mit freundlichen Grüßen
Peter Müller
Chefbuchhalter
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Meinefirma GmbH Bad Homburg
Amtsgericht Frankfurt, HRA 56252
Geschäftsführer: Hans Wurst, Sabine Pelle
Fügen Sie diese Signatur (Textbaustein) dann jeder neu
erstellten oder beantworteten/weitergeleiteten eMail zu.
Neue Gesetze
aufgestöbert...