Rechnungen per Mail oder Fax verschicken

Vorsteuerabzug aus Fax/Mailrechnungen - Stand:

Das Digitale Signaturgesetz (DigSigG) ist seit dem 01.07.2004 wirksam. Gleichwohl ist die Karenzzeit der Finanzbehrden mit diesem Termin verstrichen. 14 Abs. 3 UStG regelt die Anforderungen mit dem StndG 2003.
Demnach sind nur noch Papierrechnungen vorsteuerabzugsberechtigt. Alle auf elektronischem Wege erstellten Rechnungen (per Computerfax an ein Computerfax, per Computerfax an ein herkmmliches Faxgert, per E-Mail) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, die dem Rechnungsempfnger bzw. Wirtschaftsprfer ermglicht, Unversehrtheit des Rechnungsdokuments, Herkunft und Gltigkeit der digitalen Signatur zu berprfen. Zustzlich mu es sich bei der Signatur um eine sog. "qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung" handeln.

Dabei ist es unerheblich, ob die Rechnung per E-Mail oder per Datentrger (CD) dem Rechnungsempfnger bermittelt wird.

Bei der Fax-bermittlung ist eine Rechnung ohne digitale Signatur nur zulssig, wenn nachgewiesen werden kann, das die Rechnung von einem Standard-Papierfax versende UND empfangen wurde. Auerdem mssen Rechnungsersteller und Rechnungsempfnger das Dokument in Papierform aufbewahren.

Was tun?

Entweder Rechnungen per Post verschicken, sie in ein Papierfaxgert stecken und sich versichern lassen, dass der Empfnger KEIN Computerfax besitzt

Oder einen Chipkartenleser der Klasse 3 (z.B. KOBIL Kaan Professional oder Kaan Standard Plus) kaufen und bei der T-Systems eine Digitale Signaturchipkarte mit Anbieterakkreditierung mieten. Auf diese Weise mu dann ber Eingabe einer 6-stelligen PIN an der Tastatur des Kartenlesers JEDE einzelne Rechnung signiert werden.

Oder die vereinzelt angebotenen Dienste eines Massensignaturproviders in Anspruch nehmen. Rechnungen werden dabei ber den Mailserver des Providers verschickt und dabei die digitale Signatur zugefgt (Verfahren vergleichbar mit Zentralregulierung)

Fragen und Antworten
 
Q: Warum Rechnungen nur elektronisch versenden?
A: Fr den elektronischen Rechnungsversand gibt es drei gute Grnde. Sie sparen Zeit, Arbeit und Geld. Da aufwendiges Drucken, Kuvertieren und Frankieren entfllt, sparen Sie viel Zeit und Arbeit. Geld sparen Sie vor allem durch den Wegfall der Portokosten von 55 Cent und mehr je Rechnung.

Q: Warum mssen Rechnungen elektronisch signiert werden?
A: Seit dem 1. Juli 2004 gelten fr den Rechnungsversand per E-Mail und Fax neue Vorschriften. Hiernach mssen Ihre Rechnungen eine gesetzliche qualifizierte elektronische Signatur enthalten, wenn Sie diese per Mail bzw. Fax verschicken. Ansonsten kann Ihr Kunde keine Vorsteuer geltend machen.

Q: Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
A: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein Siegel fr digitale Daten. Die Signatur kann aufgrund einer speziellen Verschlsselung jederzeit berprft werden. Die Echtheit der Daten wird garantiert.